Brak czasu to kwestia decyzji. Mogę powiedzieć o tym z pełnym przekonaniem. Robię dużo rzeczy jednocześnie i udaje mi się zazwyczaj znaleźć czas na wszystko to, co uznam za istotne. Oczywiście nie zawsze wygląda to tak idealnie, jak za chwilę przedstawię, ale wierzę, że dobry model, to punkt wyjścia do tego, żeby wiedzieć, czego się chce i czego należy się trzymać.
Czym zajmuję się na co dzień?
Na co dzień mam kilka obszarów, którymi się zajmuję. Jeden z nich to prowadzenie biznesu doradczego. Wraz z zespołem pomagamy transformować firmy, podpowiadamy przedsiębiorcom jak poradzić sobie z opóźnieniem we wzroście lub też opanować szybki rozwój. Nasze działania chronią przedsiębiorstwa przed upadkiem, ułatwiając im jednocześnie dynamiczny wzrost.
Oprócz tego jestem partnerem w funduszu inwestycyjnym, czyli oglądam wiele spółek, które poszukują kapitału i wspieram je.
Dodatkowo jestem partnerem w podmiocie, który nazywa się Sundose. Jest to start-up, który zajmuje się spersonalizowaną suplementacją.
Poza tym prowadzę tego bloga i raz w tygodniu publikuję podcast. Występuje jako mówca. Często jest to jedno wystąpienie w tygodniu, czasem nawet więcej, a w sezonie jest to mnóstwo różnych działań. Jak to jest możliwe, że znajduję czas na tak wiele aktywności?
Dziś opowiem o tym, jakie techniki stosuje i co może być przydatne do tego, żeby znaleźć więcej czasu na dodatkowe zajęcia.
Techniki, które pozwolą znaleźć czas na dodatkowe zajęcia
Motywacja – co, tak naprawdę, motywuje Cię do tego, żeby znaleźć więcej czasu?
Motywacja ma zazwyczaj dwa obszary: jedna kwestia dotyczy tego, co chcesz osiągnąć, a druga – czego chcesz unikać. Na przykład, jak pozbyć się nałogu? Możesz myśleć, że jak będziesz dalej uzależniony, to przedwcześnie umrzesz. Ale możesz też uznać, że jeżeli pozbędziesz się nałogu, to będziesz wydawać na używki mniej pieniędzy i będziesz się lepiej czuć na co dzień. Można zatem na to spojrzeć z dwóch stron: od tej, co możesz zyskać (na przykład długie życie) i od tej, co możesz stracić.
Krótko mówiąc, chodzi o to, co Ciebie motywuje do tego, żeby znaleźć więcej czasu. Mówienie o tym, że chcę mieć więcej czasu, może być tylko wymówką. Tak naprawdę możesz nie mieć pomysłu, co z tym czasem zrobić, jak go wykorzystać i dlaczego tak naprawdę chcesz wprowadzić tę zmianę.
Punktem pierwszym, do którego bym zachęcał, jest znalezienie odpowiedzi na pytanie, dlaczego chcesz coś zmienić w swoim czasie? Co dzisiaj w Twoim kalendarzu chciałbyś zmieścić, żeby rzeczywiście iść do przodu i co chcesz osiągnąć? To jest temat bardzo szeroki, więc zostawiam Wam go do przemyślenia. Czułem, że jest istotne, aby wspomnieć o motywacji, jako o motorze napędowym każdej zmiany.
Rutyna – jesteś tym, co robisz często
Kolejnym elementem, niezbędnym do zyskania dodatkowego czasu, jest rutyna. Will Durant1 powiedział kiedyś:
Jesteś tym, co robisz często
Możemy przeceniać wielkie wyczyny, które jesteśmy w stanie wykonać w krótkim czasie, ale prawda jest taka, że to, co decyduje o naszych sukcesach, o naszym powodzeniu i o tym, kim jesteśmy, to są rzeczy, które robimy każdego dnia. Mały trening, to, co jemy, to jak spędzamy każdą godzinę naszego czasu i to, co robimy każdego dnia w długim terminie przynosi niewiarygodne wyniki. To jest jak procent składany na lokacie: wydaje się, co to jest to 2%, ale jeżeli ten procent składany mnożymy przez 10 lat, to nagle widzimy, jak w pewnym momencie krzywa naszych oszczędności dramatycznie idzie w górę. Podobnie jest z każdym treningiem. Na początku zastanawiamy się, co się zmieni, gdy będę raz w tygodniu robił 10 pompek? Jeżeli robisz rzeczywiście 10 pompek raz w tygodniu, to, po pierwsze, wzmocnisz się, a po drugie zaczniesz w pewnym momencie robić te 10 pompek 3 razy w tygodniu, dlatego że to polubisz.
Teraz pojawia się kolejny problem: jak dopilnować swojej rutyny? To, co dla mnie sprawdza się bardzo dobrze, to posiadanie stałego planu dnia. Jednak zrobienie planu to jest oczywiście za mało. To, co bym rekomendował, to napisanie sobie planu danego dnia: co robisz po przebudzeniu, co zamierzasz zrobić w pracy, jakie są najważniejsze rzeczy, jedna do trzech, które chcesz osiągnąć danego dnia.
Pierwsza rzecz: nie planuj na dany dzień 20 rzeczy, bo jeżeli masz funkcję lidera biznesu, to naprawdę nie zrobisz 20 ważnych rzeczy jednego dnia. Pomyśl, jaka jest jedna rzecz, którą musisz zrobić, żeby Twój biznes poszedł do przodu i w tym planie dnia zapisz sobie trzy najważniejsze rzeczy. Dodatkowo zapisz sobie też pewne rytuały stałe, takie jak jedzenie, chwila dla siebie, spacer czy rozmowa z jedną osobą z zespołu. Mając taki plan dnia, już jesteś na dobrej drodze do tego, żeby znajdować czas. Na koniec dnia, przynajmniej na początku, sprawdź jak rzeczywistość wyglądała w stosunku do Twojego planu. Wiem, że to brzmi jak znajdowanie czasu przez dodawanie sobie pracy, ale gwarantuję, że sprawdzenie jak naprawdę wygląda twój dzień, co robisz każdego dnia, jest punktem wyjścia do tego, żeby zmierzyć, gdzie ucieka Ci czas i żeby się udoskonalić.
Trzeba wykonywać to ćwiczenie przynajmniej przez tydzień. W tym czasie zapisuj, co tak naprawdę zajmuje Ci czas w ciągu dnia, jaka jest waga tych rzeczy i jak to, co robisz, ma się do planu. Niektórzy powiedzą: „No trochę przesadzasz, codziennie rano stały rytuał pobudki o tej samej porze, śniadania o tej samej porze, później napisanie maili, odpowiedzi na wiadomości…”. Rzeczywiście, tak bywa, że niektórzy czują się za bardzo ograniczeni przez ustawienie różnych punktów stricte o konkretnych godzinach, dlatego dla tych osób polecam zrobienie listy kluczowych rzeczy, które chcą danego dnia wykonać. Odradzam jednak na początku wprowadzenie zbyt surowej rutyny, bo może ona utrudnić powodzenie naszych działań.
To jest trochę tak jak z powrotem do ćwiczeń po kontuzji czy w ogóle rozpoczęciem ćwiczeń przez osoby, które nigdy nie ćwiczyły. Jeżeli pierwszego dnia powiesz im, żeby biegły przez 30 minut, bardzo się zniechęcą, bo to będzie za duży wysiłek. Dlatego na początku może wystarczyć wyjście na 10-minutowy spacer i to będzie pierwszy krok do tego, żeby docelowo biegać przez 30 minut.
Podobnie może być z Twoim planem. Na początku określ sobie pierwsze rzeczy, które chcesz zrobić w ciągu dnia. Zweryfikuj jak to wygląda na koniec dnia i krok po kroku buduj swoją rutynę. Zatem jesteś tym, co robisz i zacznij pracować nad swoją rutyną. Sprawdź, co robisz każdego dnia, notuj to i w ten sposób buduj swoją rutynę i swój plan. Pójście na całkowity spontan, z mojego doświadczenia, nie kończy się najlepiej. Jeżeli chcesz coś zmienić, to dobrym krokiem jest zapisanie tego.
Dobrostan – kiedy mamy zadbane ciało i duszę, jesteśmy bardziej efektywni
Niezbędnym elementem do tego, aby zawalczyć o większą ilość czasu, jest dobrostan. Powiesz, jakie to ma znaczenie dla zarządzania czasem? Nie tylko moje doświadczenia, ale też badania naukowe potwierdzają, że dbanie o własne dobro, o dobre samopoczucie i o to, żeby nasze ciało, nasza dusza i nasza energia były na dobrym poziomie, pomoże nam być bardziej efektywnym. Czyli, krótko mówiąc, kiedy mamy zadbane ciało i duszę, to jesteśmy bardziej efektywni w każdej godzinie. Jesteśmy w stanie zrobić więcej, bo możemy być bardziej skoncentrowani i podejmować lepsze decyzje, i w ogóle czuć się lepiej. Możemy też podnieść swój poziom motywacji, bo nasz dobrostan wpływa i na to, jak bardzo się irytujemy, na to, jak bardzo dobrze się czujemy, jak bardzo jesteśmy zmotywowani do działań.
Jakie rzeczy uważam za ważne i dlaczego wymienię tylko kilka kwestii, które uważam za istotne w kwestii dobrostanu?
Jedną z nich, wręcz podstawową, potwierdzoną przez wiele badań, jest sen. Jeżeli jesteś w grupie osób, które mówią, że wystarczy Ci 6 godzin snu, to uwierz mi, że jesteś w błędzie. W populacji liczba osób, którym to wystarczy, żeby się w pełni zregenerować, wynosi 0%. Zatem 8 godzin snu, to złoty standard. Sen jest nam potrzebny jak tlen, żeby nasze ciało się mogło regenerować i żebyśmy mogli sprawnie funkcjonować. Oprócz snu, rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, to właściwe odżywianie, picie dużej ilości wody, regularny trening – co najmniej 3 razy w tygodniu, żeby krew lepiej krążyła i aby mieć lepszy kontakt ze swoim ciałem. Na końcu coś, co też rzadko robimy, czyli po prostu odpoczynek, czyli nicnierobienie, które też może być bardzo pomocne. Do tej listy, którą wymieniłem: sen, odżywianie i suplementacja, trening, wypoczynek, dodałbym jeszcze dwie rzeczy, które mają ogromny wpływ na nasz dobrostan. Jedna z nich to są regularne wakacje, czyli czas, w którym odrywamy się kompletnie od tego, czym się zajmujemy na co dzień, aby móc nabrać dystansu. Druga to medytacja2, czyli taka czynność czy rytuał, który staje się coraz bardziej popularny ze względu na to, że ogromny odsetek ludzi, którzy odnieśli wielki sukces, korzysta z medytacji. Są to zarówno sportowcy jak i biznesmeni.
Medytacja, nawet 10 minut dziennie, to jest świetna droga do tego, żeby się zdystansować do sytuacji generujących stres i żeby nabrać lepszej perspektywy. W temacie medytacji odsyłam do mojego artykułu na Greg Albrecht.io/medytacja, gdzie możecie przeczytać o niej krok po kroku.
Eliminacja – odpowiedz sobie na pytanie, czego nie robić
Przechodząc do konkretnych technik, pomyślmy o naszym kalendarzu i narzędziu, które warto w nim zastosować, a jest nim eliminacja. Pierwsza rzecz, którą warto zrobić, to nie dokładać więcej rzeczy. Osoby, które są bardzo ambitne, nadzwyczaj często wymyślają nowe rzeczy, które mogą zrobić, ale są zwykle niechętne, jeżeli chodzi o eliminacje. Istotnym punktem, o którym teraz chciałbym powiedzieć, to kilka sposobów na eliminowanie różnego typu rzeczy, które robimy nawykowo. Często są to rzeczy, których nauczyliśmy się kiedyś, być może w naszej pierwszej pracy, a które dzisiaj przejmują nad nami kontrolę.
Eliminacja przemieszczania się
Pierwsza rzecz, która w ramach eliminacji może mieć miejsce, jest to mniej przemieszczania się. Co to znaczy? Dojazdy do pracy, dojazdy do klientów, wszelkiego typu jeżdżenie z miejsca na miejsce, ogromna ilość czasu, który przepływa nam przez palce. Pomyśl o tym. Jeżeli mieszkasz w dużym mieście i nawykowo spotykasz się często z klientami czy dojeżdżasz do klientów, zauważ, ile godzin w skali roku spędzasz w korku. Jeżeli dwie godziny dziennie w spędzasz w korku, to tygodniowo jest to 10 godzin, czyli rocznie ponad 500 godzin spędzasz w samochodzie. Pytanie, czy możesz pozbyć się tego czasu, co możesz zrobić inaczej? Może, zamiast dojeżdżania, warto zostać w jednym miejscu i umówić się na rozmowę wideo? A może, jeżeli już musisz się przemieszczać, to warto w drodze posłuchać podcastów lub książki, żeby wykorzystać ten czas w sposób efektywny i żeby nie tracić 500 godzin rocznie na siedzenie i irytowanie się w samochodzie.
Eliminacja spotkań
Poza przemieszczaniem się, warto też ograniczyć liczbę spotkań. Mówi się, że biznes to ludzie. Zasadniczo zgadzam się z tym, natomiast wiem też z doświadczenia, że bardzo łatwo przychodzi nam umawianie się na spotkania. Jeżeli chcesz osiągać swoje cele, to musisz być pewny, że to spotkanie, które umówisz, będzie sprzyjało temu celowi, który chcesz osiągnąć. Jeżeli więc ktoś składa Ci propozycję spotkania albo Ty chcesz się z kimś spotkać, zastanów się, w jaki sposób to spotkanie przyczyni się do osiągnięcia celu biznesowego. Warto zastanowić się, w jaki sposób mogę też zrezygnować z tego spotkania i zastąpić je inną formą kontaktu. Spotkania są niezwykle czasochłonne. Najpierw się przemieszczamy, a potem siedzimy i tak naprawdę nic sensownego z tego nie wynika.
Osobiście zrezygnowałem ze spotykania się bez konkretnego powodu, ale unikam też spotkań, nawet jeżeli jest jakiś powód. Dobrym przykładem jest Oprah Winfrey, która w ogóle się nie spotyka z nikim i jakoś, jak widać, odnosi niezły sukces w biznesie.
Następnym razem, jak będziesz chciał napisać maila o treści: „spotkajmy się na kawę”, zastanów się, co chcesz osiągnąć. Jak można tę rzecz osiągnąć, bez spotykania się, z poszanowaniem wzajemnym czasu obu stron.
Ograniczenie micromanagementu
Trzeci element, po spotkaniach, przemieszczaniu się i nawykach, last but not least, czyli ostatni, ale nie mniej ważny, a wręcz najważniejszy, to jest mniej micromanagementu, czyli mniej wykonywania pracy za innych. To jest bardzo trudny temat, bo każdy przedsiębiorca ma tendencję do bycia perfekcjonistą, do tego, żeby uważać, szczególnie na początku swojej drogi, że będzie tą osobą, która jest w stanie coś zrobić najlepiej ze wszystkich i nikt inny tego tak dobrze nie zrobi. Naprawdę jednak zachęcam do ćwiczenia podejmowania ryzyka oddawania pracy w ręce innych, żeby uwolnić sobie swój czas. To jest po prostu niewiarygodne jak sam łapię siebie albo przedsiębiorców, z którymi pracuję, na tym, że robią rzeczy, prowadząc biznes, które mógłby za nich zrobić ktoś na umowę o dzieło za 50 zł. Oni jednak tracą swój czas, bo uważają, że będą w stanie to zrobić lepiej. To jest błędem, bo, po pierwsze, nie ma ludzi niezastąpionych, po drugie liderzy często uważają, że wiedzą najwięcej, ale jest mnóstwo osób na rynku, które mogą wiele rzeczy zrobić za nas.
Dobrym przykładem jest wypowiedź Piotra Macierzyńskiego 3 w jednym z moich podcastów. Powiedział on bowiem, że dla niego jedną z kluczowych rzeczy na drodze do budowania biznesu był moment, w którym zdecydował się zatrudnić swojego pierwszego pracownika. W pierwszych miesiącach pracownik miał większe wynagrodzenie od niego. To było ogromne obciążenie psychologiczne, ale znacząco przełożyło się na jakość tego, w jaki sposób on pracuje i prowadzi swój biznes. Podsumowując, mniej micromanagementu ma jak najbardziej sens.
Jak podjąć właściwą decyzję, czym należy się zajmować?
Można sobie narysować takie cztery pola, dwie osie, jedna pionowa, druga pozioma. Na jednej osi zaznaczyć to, co jest ważne, a co jest mało ważne. Po drugiej stronie, co jest pilne, co jest mało pilne. Pewnie wiele z Was zna tę matrycę, ale rzadko ją stosuje. Następnie, planując swój dzień czy planując zadania lub analizując, co zrobiłeś wczoraj, wpisz, tak uczciwie, które z tych rzeczy, to są rzeczy ważne, które są naprawdę pilne i których Ty nie jesteś w stanie oddać innej osobie. A jakie rzeczy robisz, bo są łatwe, wydają się być bardzo przystępne.
Dobrym przykładem takich działań są rzeczy, które przychodzą do nas z zewnątrz, czyli odpowiadanie na social media, przewijanie social media, odpisywanie na maile. Wiele z tych rzeczy możesz spokojnie oddelegować komu innemu i skupić się na rzeczach strategicznych. Dlaczego? Bo w swojej ścieżce przedsiębiorcy, na pewnym etapie, w ogóle nie jesteś osobą, która powinna zajmować się wykonywaniem zadań, a tylko zarządzaniem, kontaktami z ludźmi, przewodzeniem ludziom, wzmacnianiem ich w tym, żeby podejmowali lepsze decyzje. Nie skupiaj się więc niepotrzebnie na wykonywaniu poszczególnych rzeczy, w których jesteś dobry, od których prawdopodobnie zaczął się Twój biznes, bo byłeś dobry w konkretnej dziedzinie.
Twoja ewolucja jako przedsiębiorcy to jest droga od bycia bardzo dobrym ekspertem w pewnej dziedzinie do bycia dobrym liderem, który wybiera dobrych ludzi, potrafi ich dobrze zmotywować, wzmacnia ich oraz roztacza wizję strategiczną kierunku, w którym ten biznes ma iść.
Wyeliminuj więc wszystkie zadania, których naprawdę nie możesz oddać komu innemu lub wszystkie zadania, które są bezsensowne i są stratą czasu. Wówczas nagle okaże się, że na drodze tej eliminacji znalazłeś dużo czasu na to, żeby, po pierwsze, zadbać o swój dobrostan, a po drugie znaleźć też nowe drogi do wykorzystania tego czasu.
Przejmij kontrolę nad odzyskanym czasem
Tutaj powiem o takim punkcie po eliminacji, który przygotowałem, a który nazwałbym „Przejmij kontrolę”. Mówiąc w skrócie, jest to sposób na to, żeby dobrze wykorzystać odzyskany czas. Czyli wyrzuciłeś pewne rzeczy ze swojego kalendarza, masz więcej energii, by zadbać o swój dobrostan i zastanawiasz się, jak przejąć kontrolę. No i teraz pierwszy punkt na drodze do przejęcia kontroli, to jest pytanie, kto zarządza Twoim czasem. Tutaj bardzo częstym wyzwaniem jest to, że rządzą nami zapytania przychodzące. Mamy już doświadczenie bycia liderami swoich firm, dotychczas było dla nas bardzo istotne to, żeby spełniać potrzeby innych, zajmowaliśmy się obsługą klienta albo byliśmy liderami zespołów i zawsze odpowiadaliśmy na przychodzące zapytania. To mogły być maile, telefony, w przypadku których uważaliśmy, że jak ich nie odbierzemy, to świat się zawali. No i teraz te maile i telefony nagle zarządzają całym naszym czasem. Czyli zamiast zaplanować to, co my chcemy zrobić i wykonać to, schylamy się po to, co jest łatwe, po to, co samo przychodzi.
O, jest mail, na który muszę odpisać. Gdy odpiszę, da mi to szybko satysfakcję z wykonanego zadania i to właśnie jest ogromna pułapka. Budując biznes czy rozwijając swoją markę, nagle zorientujesz się, że możesz spędzić cały dzień tylko odpowiadając na maile. Wtedy jednak, tak naprawdę, to inni sterują Twoją uwagą i Twoim czasem. Oni mówią Ci: „Pomyśl teraz o moim zapytaniu”; „Pomyśl teraz o moim problemie”. Zadzwonią i powiedzą: „Słuchaj, a może pomóż mi zrobić to”.
Krótko mówiąc, zarządzanie uwagą jest, według mnie, najważniejszą rzeczą, która jest kompetencją lidera, poza umiejętnością słuchania ludzi i pracy z nimi.
Zarządzanie uwagą – jedna z najważniejszych umiejętności lidera
W jaki sposób możesz rozwijać zarządzanie uwagą? Przede wszystkim wyeliminuj wszystkie rzeczy przychodzące. W miarę możliwości możesz oddać czytanie maila innym osobom, podobnie czytanie wszelkich komunikatów, staraj się też nie odbierać telefonu. Ja, na przykład, mam zawsze wyłączony dźwięk w telefonie i w zasadzie nie da się do mnie dodzwonić. Mam też wyłączone wszystkie powiadomienia w telefonie, żeby mnie nie rozpraszały nadchodzące wiadomości. Naprawdę bardzo dbam o to, choć nie zawsze mi się to udaje, żeby inni nie sterowali moim czasem. Wiem, iż przełączanie się z jednego zadania na drugie jest bardzo czasochłonne i jeżeli co chwilę będę odbierał czyjeś telefony, odpisywał, to nigdy nie znajdę przestrzeni, na to, żeby zająć się tym, co jest ważne.
Dlatego zadaj sobie pytanie, kto zarządza Twoim czasem i co możesz zrobić, żebyś to Ty zarządzał swoim czasem. Pewnie powiesz „O rany, ale to jest takie niemiłe, to jest takie agresywne, co można z tym zrobić, jak poczują się moi klienci?”.
Uważam, że kolejnym punktem, jeżeli chodzi o przejmowanie kontroli, jest, tak zwane, stawianie zdrowych granic. Co to znaczy? Mamy czasem tendencję do tego, żeby ustawiać się w dość niezdrowej relacji z naszymi klientami i kontrahentami, zespołem. Uważam, że naszą rolą, oczywiście jako dostawców wartości dla zespołu czy klientów jest służenie im, ale służenie w ramach ustalonych granic. To znaczy, możemy sobie określić, jaki będzie nasz czas reakcji, jakie będą zasady działania i w miarę możliwości przekraczać to, co ustaliliśmy z klientem, ale musimy ustawić pewne granice. Tymczasem spotykam się bardzo często z przedsiębiorcami, którzy nigdy nie stawiają granic i przyzwyczajają swoich klientów do tego, że, na przykład, gdy ktoś zadzwoni o 3:00 nad ranem, też dostanie od razu odpowiedź. I teraz pytanie jest takie, czy jeżeli nie ustawisz żadnych granic, czyli pozwolisz, że ktoś będzie do Ciebie dzwonił o 3:00 nad ranem, to jak bardzo ten ktoś będzie szanował Twój czas? Jak bardzo Ty będziesz szanować siebie, dając sobie wejść na głowę? Oczywiście mówię tu o ekstremalnym przypadku, ale zastanów się, jak stawiasz granicę, kiedy klienci próbują przekraczać rzeczy, na które umówiliście się wcześniej? Kiedy Twoi ludzie z zespołu, zamiast samemu rozwiązywać pewne problemy, nauczą się, że zawsze jak przyjdą do Ciebie z pytaniem, to Ty na nie odpowiesz, zamiast zadać im pytanie, jak oni widzą rozwiązanie.
Stawianie zdrowych granic jest pewnego rodzaju buforem do tego, żeby odzyskać czas i żeby móc zajmować się tylko tymi rzeczami, które naprawdę zaplanowałeś i które chcesz zrobić.
Jakość zadań – realizuj zadania głębokie, które kreują dodatkową wartość
Następną kwestią w przejęciu kontroli jest jakość zadań, czyli realizacja zadań głębokich, zamiast zadań płytkich. Jest taka książka Cala Newporta „Praca głęboka”4, którą polecam. Pisze on w niej o eliminacji płytkich zadań, wszystkich tych, które mogą być zastąpione w pewnej perspektywie przez roboty, a w krótkiej perspektywie, przez kogoś innego niż Ty. Chodzi o to, żebyś skupiał się wyłącznie na zadaniach, które możesz wykonać tylko Ty i które kreują dodatkową wartość. Przykładem pracy głębokiej jest, na przykład, napisanie strategii dla klienta albo napisanie strategii dla Twojej firmy. To są rzeczy, które są nie do zastąpienia, a działania płytkie, to są te rzeczy, o których już wcześniej wspominałem: odpisywanie na maile, prowadzenie własnych kontaktów w mediach społecznościowych i robienie takich rzeczy, które są łatwo powtarzalne.
Jak możesz zdecydować o tym, co jest ważne, a co nie jest ważne, co jest głębokie, a co jest płytkie? Tutaj pomaga mi taka technika, która polega na tym, że określam kluczowe parametry. Jeżeli pojawia się nowe zadanie, to zadaję sobie pytanie, czy ono rzeczywiście zbliża mnie do celu, który chcę osiągnąć? Czy rzeczywiście jestem jedyną osobą, która może to zrobić oraz czy to jest właściwy moment, teraz, żebym to zrobił?
Jeżeli wpadają do mnie różne zadania, to staram się je bardzo mocno je filtrować i decydować, czy to naprawdę jest rzecz, która będzie miała fajne implikacje i będzie działała długo. Przykładem osoby, też z podcastu jest Edward Ruszczyc5, który opowiadał o tym, że on nie robi niczego, co nie ma efektu domino. Czyli nie wykonuje żadnego zadania, które miałoby zadziałać tylko raz. Każde zadanie, które wykonuje, wierzy, że musi mieć dodatkowe implikacje czy też dodatkowe rezultaty w długim terminie. Myślę, że to jest bardzo fajny sposób na zdefiniowanie, jakie zadania są głębokie, a jakie zadania są płytkie.
Co jeszcze jest warte uwagi w przejęciu kontroli?
Są też mniej oczywiste elementy, związane z przejęciem kontroli. Jest taki nawyk, który uważam, że jest bardzo pomocny w znajdowaniu czasu na nowo, na rozwój biznesu. Nazywałem to „siła pauzy”, czyli wolne miejsca w kalendarzu, czas na przypadkowe pomysły. Jest to zaplanowany czas na pracę twórczą. W ten sposób podnoszę trochę poprzeczkę, bo nie dość, że mówię o ograniczeniu zadań, to jeszcze zachęcam do wycięcia w kalendarzu czasu na nicnierobienie lub na kreowanie nowych rozwiązań, czyli takiego czasu, kiedy Twój mózg może spokojnie popracować. To nazywam właśnie „siłą pauzy”. Dla mnie to może być przykładowo: pójście na godzinny czy półgodzinny spacer bez konkretnego zadania. Wiem, że w trakcie takiego spaceru będę się czuł dobrze i przyjdzie mi do głowy sporo pomysłów.
Drugi sposób – raz w tygodniu weź kartkę i napisz, gdzie jesteś. Rozpisz sobie jeszcze raz, jak masz poukładany swój biznes, jaki jest kolejny krok, a co możesz wyeliminować. Regularnie: praca z kartką, praca z ruchem (czasem w medytacji mogą się takie rzeczy znajdować). Pauza – nicnierobienie – też jest ogromnym sposobem na to, żeby, paradoksalnie, stworzyć nową wartość, przejąć kontrolę i jeszcze raz zbudować coś nowego, co możesz zrobić.
W kwestii przejęcia kontroli, myślę, że to są kluczowe elementy, jeżeli chodzi o znalezienie czasu na rozwój biznesu.
Obserwacja – czy naprawdę nie masz czasu, czy brak czasu jest wynikiem Twoich decyzji?
Bardzo ważnym elementem każdego działania jest obserwacja. Zastanów się więc nad tym, czy naprawdę nie masz czasu na rozwój biznesu, czy decydujesz się nie mieć czasu? Czy masz motywację do tego, żeby tego czasu znaleźć więcej, jeżeli tak, to jeszcze raz przemyśl sobie krok po kroku wszystkie te punkty.
Po pierwsze, jaka jest Twoja motywacja, by naprawdę wyodrębnić więcej czasu? Jaki cel chcesz osiągnąć swoją firmą albo czego nie chcesz już nigdy więcej robić i to jest dla Ciebie motywacja, żeby znaleźć więcej czasu.
Po drugie, zadbaj o swój dobrostan, to znaczy nie oszczędzaj czasu na śnie, na medytacji, na sporcie i nie marnuj go na fast foody. To nie jest oszczędność. Badania potwierdzają, że oszczędzanie w tym obszarze jest pozorne, bo jesteśmy bardziej przemęczeni, a brak snu może wprowadzać trwałe zmiany w naszej osobowości. Jest to trochę takie „slow down to speed up”, czyli „zwolnij, żeby przyspieszyć”. Zwolnij, odzyskaj, zbuduj trochę dobrostanu, a zobaczysz, że każda godzina spędzona w pracy, w dobrym stanie, będzie dużo bardziej efektywna.
Jak już będziesz mieć dobrostan i motywację, pamiętaj o eliminacji: mniej spotkań, mniej przemieszczania się, mniej nawyków, których się nauczyłeś 20 lat temu, ale w sumie nie wiesz, po co Ci one i mniej micromanagementu, a więcej zaufania do zespołu. Więcej pracy z zespołem, mniej pracy z zadaniami.
Na koniec, po eliminacji, gdy masz ten dobry stan, przejmij kontrolę, zdefiniuj, co jest dla ciebie najważniejsze. Definiuj, jakie zadania są ważne i oceniaj każde zadanie, czy jest dla Ciebie kluczowe. Nie dawaj innym zarządzać swoim czasem, nie bądź zarządzany przez maile, które do ciebie przychodzą i telefony. Naucz się stawiać granice i skup się na tych zadaniach najwyższej jakości, które są w stanie zbudować największy efekt w długim terminie. Pamiętaj o sile pauzy, bo ona jest w stanie dodatkowo Cię wzmocnić.
Mam nadzieję, że zainspirowałam Cię do działania, przekazując Ci wartości związane z tym, jak znaleźć czas na rozwój biznesu.
Linki:
- Will Durant https://www.amazon.com/Will-Durant/e/B00N3MKTAI
- Pierwsze sto dni medytacji – czy to coś dla Ciebie? https://albrechtpartners.com/medytacja/
- #4 Piotr Macierzyński: od czyszczenia toalet do obsługi 500 000 turystów rocznie https://albrechtpartners.com/piotr-macierzynski/
- Cal Newport „Praca głęboka” https://www.amazon.com/Praca-gleboka-Newport-Cal/dp/8365068958
- #20 Edward Ruszczyc: od projektowania grafiki do globalnego marketplace’u Displate https://albrechtpartners.com/edruszczyc/
